Doit on demander une autorisation pour organiser un marathon photo ?

Bonjour,
Dans notre club photo, nous projetons d’organiser un marathon photo, cette manifestation est réservée aux membres du club et à quelques invités. J'estime le nombre maximum de personnes susceptibles d'être rassemblées au même endroit au même moment au maximum à une quarantaine de personnes, le lieu de rassemblement serait vraisemblablement une zone de pique nique.

Pas facile de savoir si cette animation est assimilée à une manifestation sur la voie publique, puisque les participants se déplaceront sur le territoire de la commune, et donc sujette à une autorisation municipale.
Je voudrais donc savoir si parmi vous certains on déjà organisé cela et comment cela c'est passé ?

merci de votre aide ;)

Personne pour l'aider ;)

oui c'est une association,  
J’ai pris contact avec la mairie et il m'ont confirmer qu'il n'y avait pas nécessité de faire une déclaration à partir du moment ou on n'encombre pas la voie publique (pas de table sur tréteaux, pas de stand, …)